www.hotels4event.com е вашият EVENT SUPERVISOR

18.03.2010г.

M3 Communications College

www.hotels4event.com е вашият EVENT SUPERVISOR

Имате ли нужда от Event Supervisor? Посетете новия и единствен като функционалност on- line портал за конферентни събития www.hotels4event.com. Порталът предлага завършен и цялостен продукт и обединява всички ресурси, необходими за провеждането на конференция, семинар, team building, бизнес срещи и всякакви фирмени събития. В ролята си на Еvent Supervisor, www.hotels4event.com осигурява за своите клиенти цялостно планиране, организиране и комплексно обслужване на специалното събитие и се договаря с всеки контрагент и хотелиер на най-добрата индивидуална цена. За да разберете повече за уникалния по рода си on-line портал, прочете интервюто, което екипът ни взе от г-н Цанко Цветков, един от създателите на www.hotels4event.com 1. Как дойде идеята за създаването на онлайн портала www.hotels4event.com? Идеята за създаването на портала се роди в резултат на богатия ни професионален опит като хотелиери в организирането на събития от най-различен ранг и вследствие на стремежа ни да улесним максимално комуникацията между екипите на мястото, където се провежда събитието, организаторите на събитието и доставчиците на външни услуги. 2. Каква е неговата цел? Целта ни е да съкратим максимално процеса по организирането на едно събитие за корпоративните ни клиенти и да улесним обмена на информация между всички участници. В този смисъл е и нашата роля, а именно на Event Supervisor. 3. Какви услуги предлага порталът? Поставили сме си за цел да обединим на едно място всички услуги, от които дадена организация или компания би имала нужда при организирането на събитие – хотел, ресторант, конферентни зали и центрове, транспорт, екскурзии и социални програми, парти агенции, техническо обезпечаване, преводачески услуги и т.н. Това обаче е продължителен процес и ние постоянно сме в търсене на нови партньорства в това отношение. 4. Какви са неговите основни предимства? Основните предимства на сайта са неговата функционалност и насочеността му към точно определен потребителски сегмент – корпоративните клиенти и организатори на събития. От друга страна, презентираме сайта като партньорска мрежа, където всеки един участник в организирането на събитие може да се възползва и да намери услугата, която му липсва, за да отговори на изискванията на клиентите и партньорите си. 5. По какъв начин онлайн порталът www.hotels4event.com ще улесни работата на потребителите? Именно улесняването на работата на потребителите е в основата на функционалността на сайта. Ако приемем, че компания търси място за провеждане на свое събитие и е възложила задачата за това на свой служител, то той например ще трябва да изпрати запитвания и да проучи няколко хотела, да избере фирма за транспорт, да открие и договори най-добрите партньори за симултанен превод, да се ангажира с цялостната организация на събитието и т.н. Това несъмнено отделя този служител от обичайните му професионални задължения и изисква неговата отдаденост, внимание и време. Ние предлагаме 10-минутно решение за всичко това. 6. По какъв начин ще функционира той? Функционирането на сайта бих могъл да обобщя така: www.hotels4event.com – Your Event Supervisor – My Event Wizard Всеки един от тези три елемента формира философията на проекта Hotels4event. My Event Wizard e именно това 10-минутно решение, за което споменах. Всъщност ролята му е в шест стъпки да предостави на клиентите ни възможността да подберат и сравнят всяка една от необходимите услуги и да оформят запитване, съдържащо цялата необходима информация както за клиента, така и за партньорите и доставчиците на необходимите услуги. След това ние се грижим за всичко останало, връщайки във възможно най-кратки срокове детайлна оферта с най-добрите условия на нашите хотели и партньори. Основна стъпка в този процес е индивидуалният контакт с клиента, за да бъде уточнена и най-малката подробност. 7. Вие работите с определени хотели. Ако някой клиент има предпочитания към хотел, който не е включен във вашия каталог, възможно ли е да изготвите оферта с него? Разбира се! Но бих искал да уточня: ние не поставяме ограничения върху това с кои хотели работим или ще работим. Към момента на сайта са публикувани тези хотели, които са се присъединили към нас и са разпознали портала като място, което ги популяризира и рекламира именно като място за провеждане на събития, предлагащо съответните услуги. Както споменах по-рано, ние сме се съсредоточили и върху това заедно да изградим една работеща партньорска мрежа, която да е полезна за всички участници в нея. 8. За нашите читатели ще бъде интересно да разберат какви са цените на предлаганите от вас услуги? Чрез услугата ни Event Supervising ние предлагаме безплатно изготвяне на цялостна оферта с най-добрите условия в съответствие с избраните хотели и допълнителните услуги, изготвяне на бюджет за събитието, организационно планиране и координиране на всички дейности. Платеният пакет услуги включва изброените вече дейности, както и финансов анализ, управление и контрол на изразходваните средства, оптимизация на разходите, организация на цялостния процес по провеждането на събитието, който стартира с предоставянето на оферта и завършва с окончателното фактуриране на услугите и изготвяне на доклад за повереното събитие. Account Manager е на разположение 24 часа в денонощието за периода на провеждане на събитието. И още – осигуряване на организационен екип в зависимост от мащаба на събитието, отговарящ за организиране на настаняването, координация на дейностите с отделните контрагенти и доставчиците на услуги, регистрация на участниците и информационно обслужване, проследяване на нормалното протичане на всички точки от „организационния план“, съдействие по време на събитието. Към това можем да добавим и реклама, медийно отразяване, PR дейности, корпоративни и рекламни материали. За всичко останало нашите клиенти получават най-добрите цени на нашите партньори. 9. Какви комуникационни канали ще използвате, за да популяризирате дейността на портала? Предвид спецификата и целите на портала и насочеността му към бизнеса ние залагаме по-малко на масовите канали за реклама и повече на web 2.0 базираните технологии и на интернет като цяло. Залагаме и на директния контакт и личните си срещи с компании и организации, които традиционно имат нужда от организирането на събитие за свои служители или клиенти и на които представяме нашия проект. Планираме и участия в туристически изложения. Интервюто взе: Наталия Русенова, М3 College

Профил